De kwaliteit van zorg is natuurlijk ontzettend belangrijk, daarom wil je zoveel mogelijk gegevens verzamelen over de werking van medicijnen en het (wel of niet) aanslaan van behandelingen. Hiermee kun je de kosten drukken en de kwaliteit zoveel mogelijk verbeteren.

Registratiedruk verlagen

In ziekenhuizen is de administratiedruk zeer hoog, terwijl uit eerdere onderzoeken is gebleken dat deze vele malen lager kan. Een ERP (Enterprise resource planning) kan hierbij helpen, zoals in onderstaande voorbeelden te zien is.

  • Met een speciaal softwarepakket voor de zorg kunnen gemeten waardes direct in het systeem verwerkt worden en aan de desbetreffende klant gekoppeld worden. Hiermee hoef je geen extra administratieve handelingen te verrichten.
  • Speciale scansoftware kan ingevulde vragenlijsten direct verwerken, zonder dat je de ingevoerde antwoorden handmatig hoeft over te nemen. Dit wordt natuurlijk iets lastiger bij mensen met een extreem doktershandschrift.

ERP-software zorgt ervoor dat verpleegkundigen veel minder tijd kwijt zijn aan het overnemen van vragenlijsten of het registreren van waardes. Daarnaast kun je de urenregistratie, de inkoop van medicijnen en de financiële administratie richting de zorgverzekeraars automatiseren. Hierdoor kunnen de medewerkers van het ziekenhuis zich voornamelijk focussen op het leveren van kwalitatief hoogwaardige zorg.

Welke functionaliteiten biedt een ERP systeem?

ERP-systemen worden gebruikt door bedrijven en organisaties die hun zakelijke functies willen beheren binnen een gecentraliseerd pakket. ERP wordt vaak gebruikt door bedrijven die werkzaam zijn binnen de supply chain om te helpen alle processen van de productie en distributie bij te houden. ERP software kan dan ook toegepast worden in verschillende industrieën, waaronder de gezondheidszorg, non-profit organisaties, de bouw en de horeca.

Een ERP-systeem slaat alle ingevoerde gegevens op in een enkele database, zodat alle afdelingen direct over dezelfde informatie beschikken. Daarnaast kunnen al deze gegevens worden georganiseerd, geanalyseerd en in rapporten worden verwerkt. Customer management, human resources, business intelligence, financieel beheer, voorraad en supply chain worden allemaal samengebracht in één overzichtelijk ERP-pakket.

Voordelen van ERP?

Enterprise resource planning software wordt gebruikt om een aantal zakelijke functies te beheren, maar hoe is het beter dan andere oplossingen? Hier zijn de zes redenen waarom het belang van ERP-systemen moet worden overwogen door een ziekenhuis:

1.      Kosten verminderen

Hoewel veel leveranciers in de afgelopen jaren flexibele prijzen hebben geïntroduceerd, zijn ERP-pakketten nog steeds een grote investering. Voor veel ondernemers zijn de kosten alleen al een belemmering voor een ERP-implementatie. Maar eenmaal voorbij de schok, is het makkelijk om te zien hoe ERP-systemen een uitstekende ROI te bieden.

Een ERP verenigt namelijk veel van de systemen die door de organisatie gebruikt worden. Van productontwikkeling tot crediteuren, zullen je medewerkers in staat zijn om alle benodigde tools voor hun werk te openen vanuit een gecentraliseerd systeem.

Door het verenigen van systemen, helpt je de medewerkers om hun tijd efficiënter te gebruiken. Met ERP hoeven gebruikers niet in meerdere softwarepakketten op jacht te gaan naar een stuk informatie.

Bovendien bespaart de organisatie geld doordat de gebruikers voor slechts één systeem training hoeven te volgen. Dit vermindert niet alleen de hoeveelheid geld die wordt besteed aan opleiding, maar vermindert ook de logistieke inspanning die nodig is.

2.      Betere kwaliteit van zorg

De kenmerken van ERP-toepassingen kunnen enigszins variëren afhankelijk van het programma dat je gebruikt. Over het algemeen verbeteren alle systemen de samenwerking op een of andere manier. Met de centrale database hebben alle zorgverleners dezelfde waardevolle informatie waarmee ze hun werk kunnen doen. Hiermee voorkom je fouten die voortkomen uit het werken met de onjuiste gegevens.

Daarnaast is het mogelijk om de informatie vanuit de verschillende zorgverleners te combineren. Dit is heel belangrijk voor bijvoorbeeld apothekers of artsen.

  • Artsen kunnen gegevens van vorige behandelingen gebruiken voor hun eigen behandeling.
  • Apothekers kunnen bij combinaties van ziektes eenvoudig bepalen welke medicijnen ze mee kunnen geven, zonder dat zij hiervoor een vragenlijst hoeven mee te geven.

Doorlooptijden tussen diagnose en behandelingen kunnen met een ERP ook verkort worden. Dit komt onder andere doordat behandelingen beter op elkaar aansluiten, de artsen minder tijd kwijt zijn aan randzaken en de tijd optimaal ingedeeld wordt.

3.      Meer beschikbare data voor onderzoek

Een centrale database met informatie helpt ook bij het verbeteren van je analyses en onderzoeken. Een ERP registreert en bewaart alle gegevens die gebruikers invoeren en is daarmee een uitstekende research- en business intelligence tool. Zolang de leverancier sterke functionaliteit biedt, maakt ERP-software het voor je team gemakkelijker en sneller om verschillende rapporten te genereren. Rapporten die dagen van onderzoek en compilatie kunnen duren zonder een ERP duurt slechts enkele minuten.

4.      Verbeterde productiviteit

Bij traditionele methoden zijn vervelende taken onvermijdelijk. Taken zoals het genereren van rapporten, het monitoren van voorraadniveaus, het bijhouden van urenstaten en het verwerken van orders hebben de medewerkers van oudsher veel uren gekost.

Deze processen nemen niet alleen tijd in beslag, maar verlagen ook het moreel van de medewerkers en stellen zich open voor menselijke fouten. Na het zoveelste uur van het invoeren van dezelfde regel gegevens in verschillende formulieren, zullen zelfs de beste medewerkers een fout maken.

Kies een ERP-pakket dat de meest vervelende taken automatiseert. De database binnen ERP-software elimineert repeterende taken zoals het invoeren van gegevens en laat het toe om binnen enkele minuten geavanceerde berekeningen uit te voeren. Dit maakt de teamleden ’tijd vrij om meer uitdagende werkzaamheden op te pakken. Hierdoor verhoogt ERP de productiviteit, efficiëntie en winstgevendheid van je organisatie.

5.      Meer gemak voor patiënten

De patiënten die in een ziekenhuis komen, die hebben over het algemeen geen prettige reden om hier te zijn. Daarom wil je de patiënt zo veel mogelijk gemak bieden en zo snel mogelijk weer naar huis kunnen laten gaan.

Met een ERP kun je de doorlooptijd van diagnose tot behandeling zo veel mogelijk optimaliseren waardoor behandelingen sneller uitgevoerd worden. Daarnaast kun je zoveel mogelijk behandelingen combineren in de ERP, zodat de patiënt zo min mogelijk naar het ziekenhuis hoeft te reizen.

Door het wegnemen van alle administratie handelingen kun je ook veel patiëntgerichter werken en eenvoudig de informatie beschikbaar maken en doornemen met een patiënt. Met het ERP systeem kun je deze informatie zelfs voor een patiënt beschikbaar maken, zo kunnen zij dit achteraf nog eens doornemen.

6.      Verbeterde voorraadbewaking

Een grote uitdaging voor grote ziekenhuizen is het volgen en bewaken van de voorraadniveaus. ERP-systemen maken gebruik van barcodering, RFID-tags en serienummers om je voorraad in elke fase van de supply chain in de gaten te houden.

Deze tools helpen om de voorraadniveaus van verschillende magazijnen bij te houden. Met de grotere precisie die ERP biedt, kunnen voorraadbeheerders op basis van real-time gegevens inkoopbeslissingen nemen.